Quem está habituado à utilização de e-mails sabe muito bem o valor dessa ferramenta, seja para uso pessoal ou profissional. Mesmo com as inúmeras opções de ferramentas de comunicação hoje disponíveis por conta do avanço tecnológico, o e-mail ainda é um dos favoritos, uma vez que é ágil e de baixíssimo custo.

A introdução de tecnologias, no entanto, gera a necessidade de fixação de regras para seu uso. Mesmo essa ferramenta indispensável, que é o e-mail, se não utilizada corretamente, pode causar sérios problemas ao funcionário e à empresa.

Por isso, conhecer algumas regras de etiqueta ao lidar com o e-mail é essencial no mundo corporativo.

Segundo afirmou a especialista Maureen Bertolo ao IDG Now!, o problema central com o e-mail é que as pessoas querem usá-lo para realizar tarefas para as quais é completamente ineficaz, como explicar procedimentos complexos, resolver problemas  complicados e queixas em geral.

O e-mail tornou-se uma parte tão integral e fácil do modo como as pessoas trabalham e se comunicam que elas nem pensam em alternativas mais eficazes. Enviamos e-mail para tudo na empresa, inclusive para o colega ao lado, quando uma simples conversa resolveria tudo.

É claro que há a questão de formalizar a comunicação, o que ajuda a evitar aqueles probleminhas de esquecimento conveniente ou mesmo inocente. As pessoas buscam essa documentação para se proteger.

Mesmo assim, é importante tomar alguns cuidados. Se você se preocupa com sua imagem na empresa e sua marca pessoal, deveria se preocupar com os e-mails que você envia.

Confira, aqui, algumas dicas de etiqueta na hora de escrever e enviar seus e-mails:

1. Responda sempre
Excetuando e-mails de publicidade e forwards, deve-se sempre responder a um e-mail, mesmo que seja só para registrar que você leu determinada solicitação e irá cumpri-la.

2. Qual o Assunto?
Não mantenha a pessoa que vai ler o seu e-mail na expectativa. Use sempre o campo “Assunto” para alertar o receptor para o assunto principal. Assim, você certamente também receberá uma resposta mais rápida.

3. Endereços Add
Quando enviar um e-mail para uma lista longa de receptores, considere utilizar a função “lista de distribuição” que não lista todos os receptores no campo “para” do e-mail. É muito incômodo ter de passar por uma lista enorme de endereços de e-mail para conseguir ler a mensagem. E não se esqueça que existem várias pessoas que não gostam de ter o seu e-mail divulgado para quem não desejam.

4. Respostas rápidas
Se só costuma acessar sua caixa de e-mail uma vez por semana, faça com que os outros saibam disso. Senão, pode dar a impressão de não dar a devida importância aos e-mails recebidos.

5. Tenha cuidado com a linguagem
Mesmo que a nossa cultura do e-mail esteja cheia de novas palavras e de símbolos, é melhor caprichar no português e reler sempre a mensagem antes do seu envio para se certificar que não existem erros ortográficos.

6. Saiba o seu papel
No trabalho, é sempre melhor evitar enviar e-mails de cunho religioso, político, sexual ou relacionado a esportes. Para que correr o risco de entrar em uma polêmica e sair prejudicado no trabalho?

7. Evite o Spam
Quando navegar na net ou fizer compras em lojas virtuais, evite fornecer seu e-mail corporativo. Você pode passar a receber regularmente no trabalho e-mails que não lhe interessam.

8. Matenha-se profissional
No trabalho, mantenha toda a informação pessoal fora do e-mail corporativo. Este e-mail não serve para mandar piadas ou para contar como foi o seu fim-de-semana aos seus amigos e colegas.

9. Selecione
Evite o “Enviar para Todos” ou “Responder para todos”. Só as mensagens realmente relevantes é que devem ser enviadas a todos os contatos. As mensagens pessoais ou mensagens que se dirigem a alguns receptores nunca devem ser enviadas desta maneira. O “Responder a Todos” deve simplesmente ser evitado, diz Bertolo. Se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitação de reunião ou link para um artigo a todos em sua equipe e você precisa responder, faça-o apenas ao seu chefe.  Responder a todos faz outras pessoas perderem tempo.

10. Atenção à grafia
Não digite seu e-mail apenas em letras maiúsculas (caixa alta), pois a mensagem pode passar um tom agressivo. Tampouco não recorra apenas às letras minúsculas (caixa baixa), uma vez que a mensagem transmitirá a impressão de descaso e até de preguiça. Caso exista dúvida sobre a grafia de uma palavra, o dicionário ou até o corretor do Word são ótimos amigos nesses momentos.

11. Anexos
Caso seja preciso enviar um documento anexo, não há problema algum. No entanto, só anexe se for realmente preciso. Dê preferência a textos do Word e evite envio de imagens para não deixar a mensagem “pesada”.

12. Responsabilidade
Nunca esqueça de que os e-mails são documentos e tão válidos quanto. Se surgir alguma dúvida sobre o que é indevido ou não na utilização da ferramenta em sua empresa, sugira que seja criado um manual interno, para ser divulgado entre os funcionários e colaboradores.